West-Friesland zoekt samenwerking op integriteitsmanagement

“Beste hoofd HR,

Bij dezen wil ik u ervan op de hoogte stellen dat ik al maandenlang word lastiggevallen door Karel, mijn afdelingshoofd. Dit betreft ongewenst seksueel getinte opmerkingen, gedragingen en verzoeken, zowel verbaal als non-verbaal. Het effect hiervan is dat er een intimiderende en onaangename werkomgeving voor mij is ontstaan. Ik ben bang voor hem. Als voorbeeld wil ik geven dat ik het gevoel heb dat hij mij een aantal keren naar huis is gevolgd. Ook krijg ik ongewenste WhatsApp’jes van hem. Ik woon alleen en voel mij hierdoor erg onveilig. Ik overweeg hiervan aangifte te doen.

Ik heb steeds geprobeerd mijn grenzen aan te geven, maar dat wordt door hem niet geaccepteerd. Ik durf er met niemand van de afdeling over te praten. Ik voel mij hierdoor al tijden erg verdrietig en erg nerveus. Na overleg met mijn huisarts afgelopen vrijdag, heb ik besloten mij nu ziek te melden. Ik hoop dat u vertrouwelijk met mijn e-mail omgaat en dat u iets voor mij kunt betekenen.

Groet,
Ilse

PS Van een vriendin hoorde ik dat Karel ook bij zijn vorige werkgever niet van vrouwen kon afblijven.”

Met deze fictieve e-mail begon het simulatiespel waaraan directeuren van de Gemeenschappelijke Regelingen (GR) in West-Friesland op donderdag 3 september jl. deelnamen. Het ‘directieteam’ in deze simulatie moest reageren op dit signaal, onder het wakend oog van het (gefingeerde) slachtoffer.

De simulatie was onderdeel van een miniseminar integriteit, waarbij alle directeuren van de GR’s uit de regio, de integriteitscoördinator van de organiserende gemeente Hoorn en een vertegenwoordiger van de VNG aanwezig waren. De middag werd begeleid door een directeur van het Bureau Integriteit Nederlandse Gemeenten (BING), Irene Nijhof. Tijdens het seminar zijn ervaringen en ambities gedeeld om mogelijke samenwerking op het gebied van integriteitsmanagement te verkennen.

Integriteit kent vele perspectieven, waarbij de grenslijn tussen preventie en repressie niet altijd scherp te trekken is. De deelnemers hebben daarom eerst met elkaar de crisissimulatie ondergaan om te ervaren hoe lastig het is om gevoelige situaties te duiden en te doorzien hoe hoog emoties kunnen oplopen al tijdens de eerste signalen van een mogelijk incident. Wat is in een dergelijke situatie het juiste om te doen?

Tijdens de oefening werd gesimuleerd dat de deelnemers functioneerden als een directieteam, waarvan een van de leden geconfronteerd werd met een klacht seksuele intimidatie op de werkvloer. De klacht kwam binnen via bovengenoemde e-mail, gericht aan het hoofd Personele Zaken. Het team werd gevraagd te reageren op dit signaal en de volgende vragen te beantwoorden:

  • Wat is er aan de hand?
  • Welke scenario’s kunnen zich ontwikkelen?
  • Wat gaan we nu doen en wat later?
  • Wat en/of wie hebben we daarvoor nodig?
  • Wat communiceren we wanneer naar wie?

Een aantal deelnemers, onder wie de ‘gefingeerde’ beklaagde, zat in de tweede rij de oefening te observeren. Zij gaven het crisisteam terugkoppeling over pijnlijke gevoelens van in- en uitsluiting (de beklaagde), over de rolintegriteit van de vertrouwenspersoon (coördinator) en het belang van goed beleid (VNG-vertegenwoordiger).

In de ervaring van BING maakt de spannende fase waarin vermoedens van schendingen van integriteit worden gemeld, altijd goed zichtbaar wat werkgevers aan preventie hebben laten liggen. Zijn de regelingen en protocollen op orde en is integer handelen vanzelfsprekend onderwerp van gesprek op de werkvloer? In het tweede deel van de middag is dan ook gesproken over de beleidskaders en bewustwording op het gebied van integriteit.

Een up-to-date gedragscode biedt bijvoorbeeld een handelingsperspectief waarmee medewerkers richting kunnen geven aan hun keuzes. De code dient up-to-date te zijn, dus ook aandacht te besteden aan (de risico’s van) het nieuwe werken, richtlijnen voor externe medewerkers en het gebruik van social media. Verder helpt een goed meldingssysteem met vertrouwenspersonen een vangnet te bieden voor medewerkers die advies zoeken of willen melden. De VNG heeft op haar website een toolkit integriteit beschikbaar met modelregelingen en best practices uit het veld.

Dergelijke kaders en instrumenten dienen echter geen eenzaam bestaan in de boekenkast te leiden, maar continu in de dagelijkse beroepspraktijk te worden gebruikt, besproken, getoetst en waar nodig weer bijgesteld. Integer handelen vergt een bewustzijn van de dilemma’s en complexiteit die medewerkers ervaren in een steeds veranderende wereld. Er is daarom tijdens het seminar tevens gesproken over (persoonlijk) leiderschap, moed en structureel moreel beraad. Irene Nijhof: “Professionele integriteit is een sociaal project, waarin collega’s met elkaar hun twijfels delen en continu het gesprek aangaan over wat juist handelen is.”

De deelnemers aan het seminar concludeerden dat het belangrijk is dat er binnen de regio één lijn wordt getrokken op het gebied van integriteitsmanagement. De GR’s dienen dezelfde inwoners, hetzelfde bestuur en er werken dezelfde medewerkers. Voor succesvolle samenwerking is een uniforme set van normen en waarden van belang, engagement door de top en bewustwording van de kwetsbaarheden van het werk. Samenwerking kan bijvoorbeeld worden gezocht op het gebied van ontwikkeling van beleid en het inrichten van een gemeenschappelijk meldpunt. De deelnemers besloten dan ook op korte termijn door te spreken over dit thema.

Deze blog is door BING in samenwerking met de gemeente Hoorn geschreven.

Laat een reactie achter