De toegevoegde waarde van de vertrouwenspersoon

Organisaties zijn volgens de Arbowet verplicht om werknemers te beschermen tegen psychosociale arbeidsbelasting. Zij moeten hiervoor een beleid opstellen en dit ook daadwerkelijk uitvoeren. Het aanstellen van een vertrouwenspersoon kan een belangrijk onderdeel van dit beleid zijn. Op basis van de wetgeving, is de werkgever echter niet verplicht een vertrouwenspersoon te benoemen. Met enige regelmaat komen wij bij organisaties waar geen vertrouwenspersoon is aangesteld of waar de rol van de vertrouwenspersoon onduidelijk is. Ook zien wij dat conflicten soms uit de hand lopen, mede door het ontbreken van een vertrouwenspersoon. Medewerkers kunnen bij het ontbreken van een vertrouwenspersoon immers niet bij een ‘onafhankelijk’ persoon binnen de organisatie terecht om ‘vertrouwelijke’ zaken te bespreken. Er zijn leidinggevenden en P&O-adviseurs die de toegevoegde waarde van een vertrouwenspersoon niet inzien. Zij vinden bijvoorbeeld dat medewerkers voldoende mogelijkheden hebben om problemen intern bij een leidinggevende aan te kaarten. Dit roept de volgende vraag op: wat is de toegevoegde waarde van de vertrouwenspersoon? In deze blog zullen wij een drietal voordelen geven die pleiten voor de aanstelling van een vertrouwensfunctionaris.

1. De laagdrempelige vraagbaak
Een vertrouwenspersoon is er voor medewerkers die meldingen of klachten hebben over integriteitsschendingen en/of ongewenst gedrag. Hierdoor kan het beeld ontstaan dat medewerkers pas bij zeer ernstige zaken bij een vertrouwenspersoon terechtkunnen. Het is voor een organisatie echter ook mogelijk om vertrouwenspersonen als vraagbaak te positioneren binnen een organisatie. Hierdoor is de drempel om eens een dilemma voor te leggen aan de vertrouwenspersoon laag, waardoor ernstige incidenten wellicht kunnen worden voorkomen. Tevens is een medewerker die meent een integriteitsschending te hebben waargenomen, gebaat bij deze laagdrempeligheid. Zo kan het prettig zijn om een vermoeden van een integriteitsschending bespreekbaar te maken tijdens een oriënterend vraaggesprek.

Het bespreekbaar maken van een dilemma of integriteitsschending bij een leidinggevende, zal niet altijd leiden tot het gewenste resultaat; de leidinggevende kan namelijk zelf onderwerp zijn van een melding, waardoor een medewerker hier helemaal niet terechtkan. In dit soort gevallen kan een vertrouwenspersoon van toegevoegde waarde zijn voor de organisatie. Medewerkers kunnen immers terecht bij iemand binnen de organisatie die luistert en advies kan geven. Vaak blijkt dat een medewerker na een of meerdere gesprekken met de vertrouwenspersoon voldoende handvatten heeft om verder te kunnen. Wanneer medewerkers echter niet bij een vertrouwenspersoon terechtkunnen, bestaat de kans dat een relatief klein dilemma leidt tot een conflict, dat medewerkers hun verhaal buiten de organisatie neerleggen of dat medewerkers zich ziek gaan melden.

2. Kennis van klachten- en meldingsregeling
Een tweede toegevoegde waarde van een vertrouwenspersoon, is dat hij of zij op detailniveau op de hoogte is van het integriteitsbeleid van de organisatie, zoals de gedragscode en de klachten- en meldingsregeling binnen de organisatie. Medewerkers weten meestal wel van het bestaan van deze regelingen, maar kennen vaak de inhoud en de procedures onvoldoende. Daarnaast hebben medewerkers onvoldoende zicht op de gevolgen van het indienen van een formele klacht of melding. Het is prettig wanneer een vertrouwenspersoon medewerkers kan uitleggen wat de mogelijkheden zijn en wat vervolgens de procedure is wanneer een medewerker een klacht c.q. melding wil indienen. Op deze manier kan de betreffende medewerker beter inschatten wat hem of haar te wachten staat. Daarnaast kan de vertrouwenspersoon een medewerker helpen om een klacht of melding duidelijk te omschrijven.

3. Gevraagd en ongevraagd advies
Vertrouwenspersonen zijn de ‘ogen en oren’ van een organisatie wanneer het gaat om dilemma’s die spelen op het gebied van integriteit en omgangsvormen. Vaak gaat het hierbij om zaken die binnen de organisatie onzichtbaar zijn, zaken waar niet over wordt gesproken. Een vertrouwenspersoon kan de geluiden die tot hem of haar komen gebruiken om het integriteitsbeleid van de organisatie te verbeteren. Hij of zij kan de meldingen analyseren en het management gevraagd of ongevraagd advies geven over het aanpakken van knelpunten. Daarnaast kan de vertrouwenspersoon zijn of haar kennis gebruiken om leidinggevenden en medewerkers voor te lichten over regelingen en procedures wanneer de vertrouwenspersoon merkt dat deze kennis onvoldoende is. De vertrouwenspersoon is dus van toegevoegde waarde om het integriteitsbeleid binnen een organisatie te monitoren en te verbeteren.

Tot slot
De toegevoegde waarde van een vertrouwenspersoon hangt uiteindelijk voor een groot deel af van het inrichten van de procedures binnen de organisatie en de rol en positionering van de vertrouwenspersonen daarbij. Daarnaast kan een vertrouwenspersoon alleen maar goed zijn of haar werk doen wanneer hij of zij onafhankelijk kan opereren binnen de organisatie. Tevens is het van belang dat de vertrouwenspersoon voldoende zichtbaar en benaderbaar is voor de medewerkers. Graag delen wij onze kennis en ervaring op het terrein van vertrouwenspersonen met u.

Meer weten? Neem gerust contact met ons op.

Deze blog is geschreven door Maartje van Schaik.

Laat een reactie achter